A külföldi partnered nem a tárgyalóban alakítja ki rólatok a véleményét. Hanem sokkal előbb: abban a negyven percben, ami a repülőgép ajtaja és az irodátok recepciója között eltelik, azaz a reptértől az irodáig.
Ez az az idősáv, amire senki nem készül fel, pedig ez a találkozó első, felügyelet nélküli szakasza. És ami itt történik, azt a partnered akkor is megjegyzi, ha a prezentációtokból másnapra semmire nem emlékszik.
A rossz forgatókönyv
Küldtök egy e-mailt: „a reptértől taxival tíz perc, a cím a következő”. Ez udvarias. És ez a minimum.
A partnered leszáll, sorba áll, beül egy autóba, ahol nem beszélnek az ő nyelvén, és egy olyan összeget mondanak neki, amiről nem tudja eldönteni, sok-e. Megérkezik hozzátok – valószínűleg időben -, és az első mondata az lesz, hogy „megtaláltam”.
Semmi nem romlott el. De semmi nem is történt.
A másik forgatókönyv
Az érkezési csarnokban egy öltönyös sofőr áll a nevével. Nem kérdez, nem magyaráz: elveszi a bőröndöt, és odakíséri az autóhoz. Az autóban csend van, van wifi, van víz, és van annyi hely, hogy ki lehessen nyitni egy laptopot.
Negyven perc múlva a partnered nem kimerülten, hanem felkészülten lép be hozzátok.
A különbség nem az autó. A különbség az, hogy valaki gondolt rá előre.
Mikor éri meg céges transzfert használni?
Amikor külföldi partnert vagy delegációt fogadtok. Ez a legegyértelműbb eset. Egy több fős delegációnál ráadásul nem is opció a taxi: hat embert három autóban szétszórni a város felé nem fogadás, hanem szétszóródás.
Amikor a saját kollégáitok utaznak. Számoljatok utána egyszer őszintén: mennyibe kerül, ha egy szenior kollégátok három órát vezet oda-vissza a reptérre? Az ő órabére, plusz az üzemanyag, plusz az az idő, amit nem dolgozott. A transzfer sokszor egyszerűen olcsóbb – és közben az az idő a hátsó ülésen munkaidő marad.
Amikor konferenciát vagy céges rendezvényt szerveztek. Húsz ember, egy menetrend, több érkezési időpont. Ez logisztikai feladat, nem fuvarszervezés.
Amikor vidéki telephelyre kell eljutni. Kétszáz kilométer a reptértől: itt már nem az a kérdés, mennyibe kerül, hanem hogy egyáltalán hogyan oldható meg úgy, hogy a partnered ne hét órát utazzon átszállásokkal.
Mire figyelj a szolgáltató kiválasztásánál?
Számlaképesség és céges fizetés. Ha havonta többször utaztattok, a fuvaronkénti készpénzes rendezés adminisztrációs teher. Érdemes olyan partnert választani, aki számla alapján, utólagos fizetéssel is dolgozik.
Diszkréció. Egy üzleti út során az autóban telefonálnak, dokumentumot néznek, néha stratégiáról beszélnek. Ez a sofőr szakmai alapkompetenciája, nem extra.
Következetes megjelenés. Ha a partnereitek évente többször jönnek, ne minden alkalommal más színvonalú autó várja őket. Az egységesség maga is üzenet.
Elérhetőség. A gépek nem munkaidőben szállnak le. Egy 0-24 elérhető ügyfélszolgálat itt nem kényelmi funkció, hanem alapfeltétel.
Az a mondat, amit érdemes beírni a következő meghívóba
A legtöbb cég azt írja: „a reptértől könnyen megközelíthetők vagyunk”.
Ehelyett próbáld ezt: „Az érkezési csarnokban sofőr várja Önt névtáblával, és elkíséri hozzánk.”
Ugyanaz a mondat hossza. Egészen más az üzenete.
Végül egy gondolat a költségről
A céges transzfert a legtöbb cég a reprezentációs költségek közé sorolja. Érdemes máshová tenni: ez értékesítési kiadás.
Egy nemzetközi tárgyalás előkészítése hetekbe telik, több ember munkaidejébe kerül, és jellemzően komoly tétről szól. Ehhez képest az a néhány tízezer forint, amitől a partnered pihenten és jó benyomással érkezik, a legolcsóbb tétel az egész folyamatban.
Csak épp az egyetlen olyan tétel, amit a partnered személyesen is megtapasztal.
